Formación General para Voluntarios

La actividad voluntaria se desarrollará dentro de la Organización del 33 LEN European Water Polo Championships, WP2018BCN.  La dirección web de la competición es www.2018bcn.com. También se puede encontrar información relevante del voluntariado en las redes sociales en Facebook/wopitvoluntari; Twitter/voluntariswo2018bcn@volwp2018bcn; Instagram/voluntariswp2018bcn.

La competición tendrá lugar en las Piscinas Bernat Picornell los días 14-28 de Julio, empezando algunas actividades de voluntariado a partir del 05 de Julio.

La actividad general del voluntariado se desarrollará en cuatro turnos completos y los/las voluntarios/as serán asignados a uno de los turnos según varios criterios de selección determinados por la Organización (preferencias del voluntario, experiencia previa en puestos similares, características propias del puesto a desempeñar, etc.).

OBJETIVOS

Objetivos del proyecto

El objetivo principal del proyecto de voluntariado es reunir un equipo humano competente, entusiasta y comprometido con el evento.  También nos planteamos como objetivo la integración de personas de diferentes edades, género, cultura, religión, etc.;  que tengan en común objetivos como la colaboración, la solidaridad y la motivación.

Respecto al objetivo relacionado con la participación de los voluntarios se espera que contribuyan sensiblemente a que el Campeonato WP2018BCN sea todo un éxito de organización y promueva la imagen de Barcelona como ciudad deportiva, de eventos y de turismo.

SELECCIÓN Y PERFILES

No hay un perfil común, albergando perfiles muy amplios y heterogéneos, pudiendo ser de diferente edad, género, estudios, experiencias e intereses.  Por otro lado, todos estos diversos perfiles están unidos por compartir una serie de valores y actitudes como son: elevado nivel de compromiso,  pasión por el trabajo en equipo, solidaridad y actitud de servicio.

La selección se hará teniendo en cuenta preferencias y disponibilidad, experiencia previa en otros campeonatos, formación, conocimiento del deporte del waterpolo, etc.

La actividad del voluntariado se realizará en las áreas Competición, Servicios, Administración y  Operaciones siendo las áreas de Competición y Servicios donde recaerá el peso de los voluntarios.

Habrá un total de 500 voluntarios distribuidos en cuatro turnos en días alternos según el calendario de competición masculino o femenino.

CALENDARIO DE COMPETICIÓN

Calendario de competción

PLANO Y UBICACIÓN

Todos los partidos se disputarán en la sede de las piscinas Bernat Picornell la cual está situada en la Avinguda de l'Estadi, 30-38, 08038 Barcelona

Mapa de las instalaciones para formación

 

TURNOS Y HORARIOS

Turno A: del 6 al 10 de julio por las mañanas o las tardes

En las Piscinas Picornell habrá un “impasse” en el que se instalaran las nuevas gradas y módulos de despachos para dar servicio a diferentes colectivos. En medio del montaje nos coordinaremos para preparar bolsas para prensa, acreditaciones que plastificar y archivar, uniformes que distribuir, adhesivos que colgar etc. por lo que os pedimos vuestra ayuda y colaboración.

Turno B: del 11 al 14 de julio por las mañanas o las tardes

Ya estarán las gradas montadas, llegaran los monitores de las tribunas de prensa, habrán formaciones específicas de voluntarios, distribución de uniformes, últimas pancartas de look, ya empiezan los entrenamientos con los equipos que hayan llegado a Barcelona. ¿Tienes tiempo por la mañana o la tarde para ayudarnos antes de incorporarte a tu función?

El calendario es muy largo, y las jornadas también, por ello hemos organizado 4 turnos para facilitaros vuestra colaboración.

Turno 1 Días de competición campeonato femenino mañanas (PELATA)

A confirmar el horario, según funciones, (unas 8 horas por turno) pero necesitamos que estéis disponibles las mañanas de los días:

    14, 15, 17, 19, 21, 23, 25 y 27 de julio de 2018

Turno 2 Días de competición campeonato femenino tardes (BOZSI)

A confirmar el horario, según funciones (unas 8 horas por turno) pero necesitamos que estéis disponibles las tardes/noches de los días:

    14, 15, 17, 19, 21, 23, 25 y 27 de julio de 2018

Turno 3 Días de competición campeonato masculino mañanas (PALOGOL)

A confirmar el horario, según funciones (unas 8 horas por turno) pero necesitamos que estéis disponibles las mañanas de los días:

    16, 18, 20, 22, 24, 26 y 28  de julio de 2018

Turno 4: Días de competición campeonato masculino tardes (SUECO)

A confirmar el horario, según funciones (unas 8 horas por turno) pero necesitamos que estéis disponibles las tardes/noches de los días:

    16, 18, 20, 22, 24, 26 y 28  de julio de 2018

DEPARTAMENTOS Y ACTIVIDADES

Los/las voluntarios/as formarán parte de los siguientes departamentos con el número total indicado:

COMPETICIÓN

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

8

AUX INFODESK

COMP

8

AUX ATENCION LEN

COMP

28

AUX TEAM LIAISON

COMP

8

AUX ORG CALENTAMIENTO

COMP

4

AUX ORG MATERIAL

COMP

36

AUX ORG DEP VESTUARIOS Y CIRCULACIONES

COMP

35

AUX ENTRENAMIENTOS

COMP

16

AUX ESTADISTICAS

COMP

8

AUX PREMIACION Y PRESENTACION

COMP

20

AUX PARTIDO

COMP

SERVICIOS

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

20

AUX RECEPCION VOLUNTARIOS

SER

12

AUX CONSIGNA VOLUNTARIOS

SER

12

AUX ACREDITACIONES

SER

12

AUX ALIMENTACION

SER

12

ALLROUNDERS

SER

4

AUX ADMINISTRACION MEDICA

SER

16

AUX ESCORT DOPING

SER

48

AUX SERVICIOS PÚBLICOS (ACOMODACIÓN)

SER

24

AUX ALOJAMIENTO HOTELS

SER

12

AUX CONSIGNA PÚBLICO

SER

40

AUX CONDUCTOR

SER

4

AUX AEROPUERTO

SER

24

AUX TECNOLOGIA

SER

MEDIA

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

8

AUX PAGINA WEB

MED

4

AUX REPRODUCCION

MED

4

AUX ATENCION TRIBUNA PRENSA

MED

4

AUX ATENCION TRIBUNA TV

MED

8

AUX WELCOME DESK

MED

8

AUX REDES SOCIALES

MED

 

MARKETING

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

16

AUX DINAMIZACION VILLAGE

MKT

8

AUX WOPIT

MKT

PROTOCOLO Y PREMIACIÓN

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

8

AUX PROTOCOLO Y PREMIACIÓN

PRO

OPERACIONES

CANTIDAD

FUNCIÓN

AREA

24

AUX TECNOLOGÍA

OPS

12

AUX CONSIGNA PÚBLICO

OPS

PROCEDIMIENTOS GENERALES

  • Check in y check out
    • Los/las Voluntarios/as se dirigirán en primer lugar al Centro de Control de Voluntarios para realizar el Check in. Es obligatorio realizarlo ya que esto permitirá el control adecuado y necesario de todos los voluntarios en todo momento. Asimismo, al finalizar la jornada los voluntarios realizarán también el check out en el mismo Centro de Control de Voluntarios, lo cual es igualmente obligatorio. El check in y el chech out se realizará con la Tarjeta identificativa que los voluntarios han de llevar encima en todo momento.
    • El Centro de Control de Voluntarios se encuentra donde habitualmente está instalado el hard circuit de la Instalación.
  • Entrega de avituallamiento
    • Cada Voluntario recibirá una bolsa con un picnic compuesto de fruta, un bocadillo, un zumo y una barrita. Para recoger la bolsa del picnic el Voluntario tendrá que presentarse en el Centro de Control de Voluntarios con la Tarjeta identificativa. Los horarios de entrega irán en función de cada Área.
  • Consigna
    • Los/las Voluntarios/as disponen de una Consigna exclusiva para el personal de la Organización. Se entregará un ticket de entrega por cada objeto depositado.
  • Recibir instrucciones del plan de día por parte del Coordinador de Área.
    • Los/las voluntarios/as tendrán una reunión diaria con el plan de día proporcionado por el Coordinador.
  • Los horarios que realizarán los/las voluntarios/as son muy variados pues incluyen actividades y servicios, antes durante y después de la competición en función de las áreas y departamentos asignados. Los/las voluntarios/as han de estar presentes en la Instalación para realizar el Check in una hora antes de que empiece el turno.

CODIGO DE CONDUCTA

  • Los/las Voluntarios/as han de llevar durante el periodo activo la equipación proporcionada por la Organización.
  • No se puede llevar camisetas, gorras u otra prenda de ropa distinta de la proporcionada por la Organización.
  • Se ha de llevar calzado deportivo y pantalones cómodos para permitir realizar las tareas de la mejor forma posible.
  • Hay que hidratarse frecuentemente. La organización dispondrá de botellas de agua pequeñas para los voluntarios.
  • Es muy importante protegerse del sol sobre todo en aquellas horas de máxima intensidad solar.
  • No hay que correr por la Instalación, excepto en aquellos casos absolutamente necesarios.
  • Huelga decir que es imprescindible mantener en todo momento un tono cordial, amistoso y respetuoso con todas las personas vinculadas de algún modo al evento, ya sean compañeros Voluntarios, Coordinadores, Público o personas que circulen por la Instalación.
  • Hay que mantener una actitud proactiva y positiva, facilitando el trabajo y la ayuda que sea posible.

PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMERGENCIA

En caso de emergencia y evacuación de la Instalación

LOCALIZACIÓN

Los/las voluntarios/as estarán presentes en la sede principal realizando las tareas asignadas. Dentro de la Instalación tendrán lugares específicos destinados a su uso para facilitarle y hacer que su voluntariado sea más fácil, efectivo y cómodo. Los lugares destinados a ellos son:

  • Centro Control Voluntarios: Lugar donde se realizará el Check in / Check out y donde se dará la bolsa con el picnic correspondiente. El control se realizará a través del código de barras de la acreditación y se escaneará con una pistola laser. Es obligatorio realizar el check in y el check out cada día de voluntariado.
  • Consigna: En este espacio los/las voluntarios/as podrán dejar sus pertenencias (cascos de moto, mochilas, etc.) y recibirán un ticket con un número el cual se enseñará para recoger sus pertenencias
  • Servicios higiénicos (Lavabos): Se situarán al final del punto de encuentro. Tendrán acceso a los lavabos químicos portátiles que utilizará también la Organización del evento.
  • Vestuarios: Los Voluntarios dispondrán de un espacio habilitado como Vestuarios.

CRONOGRAMA

El campeonato tendrá lugar del 14 al 28 de julio de 2018, por lo tanto, en estos días los/las voluntarios/as estarán presentes al cien por cien en función del turno asignado. Los turnos irán en la mayoría de casos un día si y un día no, en función de si el Voluntari@ está asignado al Campeonato masculino o al Femenino y en turno de mañana o de tarde.

Previamente, el 5 de julio, habrá una pequeña incorporación de un cinco por ciento del total, ya que la empresa Microplus empezará a trabajar a partir de este día.

En las semanas de competición los horarios, en algunos casos, irán desde las ocho de la mañana hasta las doce de la noche dependiendo del día y de los partidos jugados durante el período de la competición.

CONDUCCIÓN EFICIENTE

Decargar el documento anexo.

CONSIDERACIONES AL HABLAR POR WALKIE EN UNA MALLA

Recuerde revisar la carga de su equipo al obtenerlo y comprobar que se está en el canal adecuado.

Si el equipo comienza a bajar batería (led de batería parpadeante) avise para su sustitución antes de que se agote y quede incomunicado.

1º Recuerde que está en un red (malla) donde operan otros comunicadores, no pise (interrumpir) ninguna comunicación entre dos interlocutores y espere a que terminen.

2º Antes de lanzar un comunicado piense claramente a quien quiere dirigirlo (destinatario) identificándole por su indicativo (nombre o puesto asignado).

3º Pulse el PTT (botón de hablar) y espere un segundo antes de empezar a hacerlo; suelte el mismo un segundo después de terminar de hablar, evitará así perdida de información en el comunicado.

4º Empiece la comunicación indicando quien es (su indicativo) y a quien llama:

  Ejem: “Puerta 4 Para Coordinador 1 “(Repetir 2 veces para mejor entendimiento)

Si es usted el receptor de la llamada de paso al interlocutor:

Ejem: “Adelante para Coordinador 1 “

5º El mensaje ha de ser breve y concreto ya que las comunicaciones por Walkie tienen un tiempo tras el cual se corta, o quizás otros componentes precisen de comunicar algo.

6º Hable siempre sin prisas y sin gritar, evitando alarmar a la malla.

7º Utilice el término “CAMBIO” cuando espere respuesta de su interlocutor.

8º Confirme la recepción de cualquier comunicado con un RECIBIDO.

9º Si finaliza una comunicación indique “CORTO”.

10º No reporte datos concretos de carácter sensible por Walkie ya que pueden estar expuestos a escuchas no deseadas, si es algo sensible solicite que alguien se persone en su puesto o que le realicen una VIA BAJA (Llamada Telefónica)

11º Si no usa orejera o auricular mantenga el equipo en una ubicación y volumen que le permita estar oyendo las comunicaciones sin que las mismas sean de alcance de visitantes o personas ajenas a la malla, ya que ciertos comunicados pueden generar alarma o confusión a los mismos.

Después de su uso recuerde dejarlo nuevamente cargando para su posterior uso cuando se precise.

Algunos Códigos de Uso Habitual en la Comunicaciones WT:

A la hora de deletrear se utiliza el Código Fonético Internacional ( ICAO ):

ABCD Voluntarios

Si no consigue memorizarlo utilice sinónimos entendibles: V / Valencia Y / Yogurt , etc.

La intensidad de la señal se mide del 1 al 10, con lo cual si le preguntan por como recibe podrá indicar si es optima la comunicación 10 sobre 10, o según el grado de recepción 6 sobre 10 , etc.

ACTIVIDADES

Existe la figura del Wopit Woluntario, el cual es la misma mascota pero usando la gama de colores rosa. Se irán realizando actividades y concursos en las redes sociales puestas a disposición de los voluntarios.

FORMACION PRIMEROS AUXILIOS

(Colgar video de la Cruz Roja)

MEDALLAS Y RECONOCIMIENTO

Los/las voluntarios/as recibirán una medalla conmemorativa en la fiesta de clausura del Campeonato.

Si quieren recibir una certificación de horas de participación podrán pedirlo en el correo electrónico voluntaris@wp2018bcn.com

COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN VOLUNTARIA

Todos los/las voluntarios/as deberán firmar el correspondiente Compromiso de participación Voluntaria adjunto dónde se especifican los Derechos y Deberes de los Voluntarios.

AUTORIZACIÓN MENORES

Los menores de 18 años y hasta los 16 años cumplidos antes del inicio del Campeonato podrán ser Voluntarios siempre y cuando adjunten firmada la Autorización tutorial adjunta.